加强电子文件归档工作的思考
于泽昕
随着信息技术、网络技术的发展,电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点,具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时,如何保障电子文肪有效利用,已经成为人们所关注的重要问题。
一、慎选电子文件归档方法与移交途径
电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用,档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中,密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际,将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。
1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统,建立电子文件归档专用子系统,将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时,档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作,选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式,实行统一管理。
2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件,可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动,开发集中统一的信息管理系统,使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。
必须强调的是:无论采取何种电子文件归档途径,都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性;同时,档案部门都必须积极参与其中,承担业务指导与监督职能,保障电子文件的有效管理与科学利用。
二、建立电子文件归档管理的质量体系
1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否,都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容;保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠;对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控,保证管理工作的连续性;能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。
2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时,电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档,并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。
3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容,并保证其可以随时调用;保证存储归档电子文件的载体长期有效,并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。
4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前,将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交;有条件的单位,负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内,将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存,脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘,一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。
对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件,应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上,还应当具体注明相应的密级与保密期限,并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。
三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式
电子文件与纸质文件相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此,应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式,各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务,了解电子文件历史联系,对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”,是电子文件归档管理工作的主要责任者;档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法,又了解全局情况,歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用;而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者,另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,双重功能集于一身,是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式,可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。
四、提高电子文件归档管理人员的素质
从某种意义上说,电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题,需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏,年龄偏大,知识结构老化,尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此,必须通过组织业务学习与技术培训等活动,尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力,使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识,如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识,用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次,要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术,并要具有较强的写作、阅读、制图能力,从而提高电子档案的管理水平。
新乡市人民政府关于印发《新乡市行政执法过错责任追究办法》的通知
河南省新乡市人民政府
新乡市人民政府关于印发《新乡市行政执法过错责任追究办法》的通知
新政[2006]26号
各县(市)、区人民政府,市人民政府各部门:
《新乡市行政执法过错责任追究办法》已经2006年8月7日市政府39次常务会议审议通过,现印发你们,请认真贯彻执行。
二○○六年八月二十三日
新乡市行政执法过错责任追究办法
第一章 总则
第一条 为促进依法行政,提高行政效能,规范行政执法行为,保证行政执法机关、行政执法人员合法、公正、高效实施行政管理,预防和及时纠正行政执法过错行为,追究有关行政机关或者行政执法人员的行政执法过错责任,维护公民、法人和其他组织的合法权益,根据有关法律、法规,结合我市实际,制定本办法。
第二条 本市各级行政执法机关及其行政执法人员的行政执法过错责任追究适用本办法。
法律、法规另有规定的,从其规定。
第三条 行政执法过错责任的追究,坚持权力与责任相平衡、责任与惩戒相适应、教育与惩戒相结合的原则。
第四条 县级以上人民政府领导本行政区域的行政执法过错责任追究工作。
第五条 县级以上人民政府及其所属行政执法机关的法制机构负责承办本级政府、本机关追究行政执法过错责任的具体工作。
第六条 各级行政执法机关实施行政执法过错责任追究制度和追究工作情况纳入行政执法责任制评议考核范围,作为工作目标管理和岗位考核的内容。
第二章 行政执法过错行为
第七条 行政执法过错行为是指行政执法机关及其行政执法人员在行政执法活动中,因故意或者过失,作出违法或者明显不当的具体行政行为,以及不履行法定职责的不作为行为。
第八条 在实施行政许可过程中的下列行为,属于行政执法过错行为:
(一)对符合法定条件的行政许可申请不予受理的;
(二)不在办公场所公示依法应当公示的材料,或者不公开依法应当公开的信息的;
(三)在受理、审查、决定行政许可过程中,未向申请人、利害关系人履行法定告知义务的;
(四)未依法说明不受理行政许可申请或者不予行政许可理由的;
(五)依法应当举行听证而不举行听证的或不依据听证笔录做出行政许可决定的;
(六)对不符合法定条件的申请人准予行政许可的;
(七)对符合法定条件的申请人不予行政许可,或者不在规定时限内作出行政许可决定的;(八)依法应经过招标、拍卖、考试择优作出行政许可决定而未经招标、拍卖、考试,或者不根据招标、拍卖结果、考试成绩作出准予行政许可决定的;
(九)无法定依据收费或者不按法定项目和标准收费的;
(十)对涉及不同部门的行政许可,在规定期限内不办理、延迟办理,或者办理完毕后应当及时移交其他部门而不移交,或者拖延移交的;
(十一)不按规定向申请人出具相关书面凭证的;
(十二)将行政许可权违法委托给公民、法人和其他组织行使的;
(十三)其他违反行政许可规定,贻误行政许可工作,损害许可申请人合法权益的。
第九条 在实施行政征收、征用过程中的下列行为,属于行政执法过错行为:
(一)无法定依据、法定职权实施征收、征用的;
(二)擅自设立征收、征用项目,或者擅自改变征收、征用范围和标准的;
(三)未按法定程序实施征收、征用的;
(四)其他违反征收、征用规定的。
第十条 在实施行政检查过程中的下列行为,属于行政执法过错行为:
(一)无法定依据、法定职权实施行政检查的;(二)超越法定权限实施行政检查的;(三)非正当目的实施行政检查的;(四)不按法定程序、时限实施行政检查的;(五)放弃、推诿、拖延、拒绝履行行政检查职责的;(六)隐瞒、包庇、袒护、纵容违法行为的;(七)其他违反行政检查工作规定,损害行政管理相对人合法权益的。
第十一条 在实施行政强制过程中的下列行为,属于行政执法过错行为:
(一)无法定职权或者超越法定职权实施行政强制的;
(二)无法定事实依据实施行政强制的;
(三)违反法定程序实施行政强制的;
(四)擅自使用、丢失、损毁查封、扣押的财物的;
(五)其他违反行政强制规定,损害行政管理相对人合法权益的。
第十二条 在实施行政处罚过程中的下列行为,属于行政执法过错行为:
(一)无法定处罚依据和事实依据实施行政处罚的;
(二)指派、委托不具备行政执法资格组织、人员实施行政处罚的;
(三)擅自设定行政处罚或者改变行政处罚种类、幅度的;
(四)对当事人的同一违法行为重复罚款的;(五)违反“罚缴分离”规定,擅自收取罚款的;(六)对当事人进行罚款、没收财物的处罚不开具法定部门制发的罚款、没收财物单据的;
(七)应当移交司法机关追究刑事责任而不移交的;
(八)玩忽职守,对应当予以制止和处罚的违法行为不予制止、处罚的;
(九)未履行法定告知义务的;
(十)依法应当组织听证而不组织听证的;
(十一)实施行政处罚显失公正的;
(十二)其他违反法律规定的。
第十三条 在实施其他行政管理过程中的下列行为,属于行政执法过错行为:
(一)违法集资、摊派费用,或者要求公民、法人和其他组织履行非法定义务的;
(二)侵犯公民、法人和其他组织的合法经营自主权的;
(三)要求公民、法人和其他组织接受无法定依据的指定服务,或者购买无法定依据的指定商品的;
(四)损害公民、法人和其他组织人身权、财产权的其他违法执法行为;
(五)违反有关规定,截留、私分、挪用罚没款、征收款,截留、私分、使用、损毁被没收、征收、征用财物的。
第十四条 不履行法定职责的下列行为,属于行政执法过错行为:
(一)经公民、法人和其他组织请求,拒绝履行法律、法规和规章规定的特定义务的;
(二)拒绝、拖延执行上级机关依法作出的行政决定的;
(三)具有法定义务在法定期限内不作为的;
(四)不依法给予公民、法人和其他组织行政赔偿、行政救济、行政补偿、行政给付的;
(五)依法应当向公民、法人和其他组织出具凭证而未出具的;
(六)其他法律、法规和规章规定应当作为而不作为的。
第三章 行政执法过错责任及追究形式
第十五条 对妨碍正常行政管理秩序,损害行政管理相对人合法权益,造成不良社会影响或者其他危害后果的行政执法过错行为,应当追究有关行政执法机关及其行政执法人员的行政执法过错责任。
第十六条 应当经过审核、审批的具体行政行为,产生行政执法过错行为的,对行政执法人员按下列情形追究行政执法过错责任:
(一)承办人未经审核人、批准人审核、批准而擅自作出的,追究承办人的行政执法过错责任;
(二)承办人弄虚作假、徇私舞弊,致使审核人、批准人未能正确履行审核、批准职责,追究承办人的行政执法过错责任;
(三)虽经审核人审核、批准人批准,但承办人不依照审核、批准内容实施的,追究承办人的行政执法过错责任;
(四)承办人因过失提出错误意见,审核人、批准人应当发现而没有发现,或者发现后未予纠正,按所起作用大小追究承办人、审核人、批准人的行政执法过错责任;
(五)审核人不采纳或者改变承办人正确意见,批准人应当发现而没有发现,按照审核人意见批准的,按所起作用大小追究审核人、批准人的行政执法过错责任;
(六)审核人未报请批准而直接作出错误决定的,追究审核人的行政执法过错责任;
(七)批准人改变承办人、审核人正确意见,或者未经承办人拟办、审核人审核,批准人直接作出错误决定的,追究批准人的行政执法过错责任。
第十七条 经行政执法机关集体讨论决定作出的具体行政行为,产生行政执法过错行为的,追究行政执法机关主要负责人的行政执法过错责任。
第十八条 两个以上行政执法机关联合执法、集中执法活动中产生的行政执法过错行为,追究有关行政执法机关及其负责人的行政执法过错责任。
第十九条 行政执法人员执行公务时,认为上级的决定、命令有错误的,可以向上级提出改正或者撤销该决定、命令的意见;上级不改变该决定、命令,或者要求立即执行的,执行后产生的行政执法过错行为,由上级承担相应责任;但行政执法人员执行明显违法的决定、命令的,应当依法承担相应的行政执法过错责任。
第二十条 行政执法人员具有下列情形,应当从重追究其行政执法过错责任:
(一)故意或因重大过失做出行政执法过错行为的;
(二)行政执法人员明知本人的行政执法过错行为处于继续状态,而不积极采取措施予以纠正的;
(三)行政执法人员一年内发生三次以上行政执法过错行为,或者两次以上被追究行政执法过错责任,仍然发生同一性质、同一种类行政执法过错行为的;
(四)干扰、阻碍、抗拒对其行政执法过错行为进行调查的;
(五)对投诉人、检举人、控告人或者责任追究承办人员打击报复的。
第二十一条 对于共同行政执法过错行为的产生具有辅助或者次要作用的行政执法人员,应当比照对该行为的产生具有决定性作用或者主要作用的行政执法人员从轻或者减轻追究。
第二十二条 行政执法人员发现行政执法过错行为,并积极采取补救措施,防止危害后果发生的,可以不追究其行政执法过错责任;采取补救措施,未能防止危害后果发生的,应当承担行政执法过错责任,但可以从轻或者减轻追究。
第二十三条 行政执法机关及其行政执法人员有下列情形之一的,不承担行政执法过错责任:
(一)因不可抗力产生的行政执法过错行为;
(二)因正当防卫、紧急避险等原因产生的行政执法过错行为;
(三)因行政管理相对人的过错造成的行政执法过错行为。
第二十四条 行政执法过错行为情节、危害后果显著轻微的,可以不予追究行政执法过错责任。
第二十五条 根据行政执法人员的行政执法过错行为的性质、情节、后果,行政执法过错责任追究机关可以给予下列形式的处理:
(一)性质、情节轻微、危害后果不大的,诫免谈话或者责令书面检讨;
(二)性质、情节轻微,社会影响较大的,通报批评;
(三)性质、情节一般,危害后果较大的,离岗培训;
(四)性质恶劣、情节较重,危害后果较大的,调离执法岗位或者取消执法资格;
行政执法人员年度考核不合格的,行政执法过错责任追究机关可以视情况按照前款规定形式处理。
涉嫌违反政纪的,由任免机关、监察机关依法依纪处理。
涉嫌构成犯罪的,移送司法机关处理。
第二十六条 具有下列情形的,行政执法过错责任追究机关可以责令行政执法机关限期整改;情节严重的,可以给予通报批评或者取消评比先进资格:
(一)作出的具体行政行为在行政复议和行政诉讼中被确认违法或者变更、撤销的比例较高的;
(二)行政执法责任制评议考核时,外部评议群众满意度较低的;
(三)不推行行政执法责任制,或者在推行行政执法责任制工作中弄虚作假、虚报敷衍的。
第二十七条 依照本办法追究有关行政执法机关和行政执法人员行政执法过错责任外,需要对有关行政执法人员采取组织处理措施的,按照干部管理权限和规定的程序办理。行政执法过错责任追究机关无直接干部管理权限的,有权向有关机关提出处理建议。
第四章 行政执法过错责任追究程序
第二十八条 行政执法机关及其负责人的行政执法过错责任,由本级人民政府负责追究。
实行垂直管理的行政执法机关及其负责人的行政执法过错责任,由上级机关或者监察机关负责追究。
实行双重管理的行政执法机关及其负责人的行政执法过错责任,按照有关管理职责规定由有关机关予以追究。其他行政执法人员的行政执法过错责任由其所在的行政执法机关负责追究。
第二十九条 上级行政执法过错责任追究机关认为下级行政执法过错责任追究机关负责追究的行政执法过错行为在本地区、本系统内影响较大的,可以直接予以追究。
第三十条 有下列情形之一的,行政执法过错责任追究机关应当开展调查:
(一)具体行政行为被人民法院、行政复议机关判决或者决定撤销、部分撤销、变更、责令重新作出、确认为违法,以及责令履行法定职责的;
(二)可能存在行政执法过错行为,上级或者同级人大机关、上级行政执法机关要求调查处理的;
(三)可能存在行政执法过错行为,上级或者同级人大代表、政协委员以建议、提案形式要求调查处理的;
(四)可能存在行政执法过错行为,上级或者同级行政执法监督机构、监察机关要求调查处理的;
(五)可能存在行政执法过错行为,社会各界反映强烈,呼吁调查处理的;
(六)行政执法过错责任追究机关发现的其他应当开展调查的情形。
第三十一条 公民、法人或者其他组织投诉、检举、控告有关行政执法机关及其行政执法人员行政执法过错行为的,行政执法过错责任追究机关应当自收到有关材料后5个工作日内决定是否开展调查。
经审查需要追究有关行政执法人员行政执法过错责任的,应当开展调查。决定不开展调查,有明确投诉人、检举人、控告人的,应当告知不开展调查的理由。
第三十二条 行政执法人员的行政执法过错行为构成犯罪、行政违纪的,依法被追究刑事责任或给予行政处分后,仍需要追究行政执法过错责任的,依据有关机关认定的事实、性质和情节进行追究。
刑事案件、行政监察案件结案后,涉案行政执法人员未被追究刑事责任和未受到行政处分,具有行政执法过错行为,需要追究行政执法过错责任的,依据有关部门认定的事实、性质和情节进行追究。
第三十三条 开展调查工作应当由行政执法过错责任追究机关的两名以上工作人员进行。
第三十四条 有关行政执法机关及其行政执法人员应当积极配合调查,如实说明被调查的行政执法行为的有关情况。
第三十五条 负责对有关行政执法过错行为进行调查的工作人员可以向有关或者知情的公民、法人或者其他组织进行调查。
第三十六条 行政执法过错责任追究机关承办追究工作的有关人员与行政执法过错行为人有利害关系,或者具有其他可能影响公正处理原因的,应当回避。
第三十七条 行政执法过错责任追究机关作出追究决定前,应当听取当事人的意见,当事人有权进行陈述和申辩。
第三十八条 追究行政执法过错责任必须做到事实清楚、证据确实、客观公正。
第三十九条 根据调查结果,行政执法过错责任追究机关应当作出以下决定或认定:
(一)事实清楚、证据确实的,作出追究行政执法过错责任的决定;
(二)虽有行政执法过错行为,但具有本办法规定的免责情形的,作出不予追究行政执法过错责任的决定;
(三)事实不清楚,证据不确实,作出不予追究行政执法过错责任的决定;
(四)没有行政执法过错行为的,作出没有行政执法过错行为的认定;
(五)应由其他机关处理的,作出移送有关机关处理的决定。
第四十条 行政执法过错责任追究机关作出行政执法过错责任追究决定时,应当制作行政执法过错责任追究决定书。行政执法过错责任追究决定书应当载明以下内容:
(一)被追究行政执法过错责任的行政执法机关或者行政执法人员的基本情况;
(二)行政执法过错行为的事实和证据;(三)行政执法过错责任的认定;(四)行政执法过错责任追究的依据;(五)行政执法过错责任追究机关的处理决定;(六)不服行政执法过错责任追究决定的申诉途径、期限和方式;
(七)作出决定的机关和日期。
行政执法过错责任追究决定书必须盖有行政执法过错责任追究机关的印章。
第四十一条 行政执法过错责任案件的当事人不服行政执法过错责任追究机关作出的有关决定的,可以自收到决定书之日起30日内以书面形式向作出决定的行政执法过错责任追究机关申诉。行政执法过错责任追究机关应当自接到书面申诉材料之日起30日内作出复查决定。
符合《中华人民共和国行政监察法》、《中华人民共和国公务员法》规定的有关情形的,可以依法向监察部门、人事部门申诉。
申诉期间,行政执法过错责任追究决定不停止执行。
第四十二条 行政执法过错行为一经确认后,有关行政执法机关及其行政执法人员应当自行纠正;拒不纠正的,由行政执法过错责任追究机关责令限期纠正。
第四十三条 行政执法机关对本机关发生的行政执法过错行为不按规定调查处理的,上级行政执法机关、同级人民政府法制机构和监察机关可以责令调查处理。接到责令调查处理的通知后,拒不执行的,追究该机关有关负责人的责任。
第四十四条 行政执法过错行为两年内未被发现的,不再追究有关行政执法机关及其行政执法人员的行政执法过错责任。
行政执法过错行为处于连续或继续状态的,追究时效从行政执法过错行为终了之时起计算。
法律、法规和国家部委规章对追究时效另有规定的,从其规定。
第四十五条 行政执法机关及其行政执法人员的行政执法过错行为造成的社会恶劣影响,或者严重损害公民、法人和其他组织的人身权利、财产权利,确有必要予以追究的,不受追究时效限制。
第五章 附则
第四十六条 本办法所指行政执法机关,是指具有行政执法职能的各级行政机关,法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织,以及依法受行政执法机关委托从事行政执法活动的组织。
本办法所指行政执法人员,是指各级行政执法机关从事行政执法活动的工作人员。
本办法所指行政执法过错责任追究机关,是指依照本办法第二十八条、第二十九条之规定有权追究行政执法机关、行政执法人员行政执法过错责任的各级人民政府,以及各级人民政府所属的监察机关和行政执法机关。
第四十七条 县(市)、区人民政府和市人民政府所属行政执法机关应当依照本办法,结合本地区、本系统实际,制定实施细则。
第四十八条 本办法由新乡市人民政府法制办公室负责解释。
第四十九条 本办法自发布之日起施行。